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Porteurs de projet

1. Why should I use Aroyi for my project?

   Using Aroyi for your projects enables you to have access to a new model of cofunding distributed collaboration through the network. We invite you to publicise your project and share it with a community of people who, like yourself, are interested in open and free projects which offer new opportunities for the constant improvement of society and benefit the commons.
   
   Also, through Aroyi you can:
   
   

   • Give visibility to your projects, ensuring that the community participates right from the start, bringing their collective knowledge to it.
     
   • Receive advice to improve the public communication of your projects: adapting them to the free and open philosophy, or to think about appropriate collective returns.
     
   • Have access to specific social media tools and post content to spread your work through the Internet.
     
   • Form part of a specialised social network, with local impact and international reach from which numerous synergies and possibilities can emerge.

2. Who can publish projects here?

   Aroyi can be used by any person or organisation which is searching for funding or collaboration for a project designed, produced and/or distributed in terms of free and open parameters.
   
   There is only one indispensable requirement: you must be over 18 (if this is not the case, your project can be presented by your tutor or legal representative).
   
   (Even though holding a bank account in Spain is no longer indispensable, if your bank account is outside Spain you must take into account the variations of income due to the currency exchange rate - if this is the case -, and the spike in service charges for international transactions, which you must cover yourself).

3. Which are the phases in the development of a Aroyi project?

   The process consists of four differentiated phases, which every project must go through:
   
   1. Sign-up and detailed description
   2. Selection and, in the case of being accepted, revision
   3. Publication and two rounds of co-financing (40+40 days)
   4. Communication of results and rewards

4. How do I present my project?

   Firstly you have to register your project, filling in the form you will access from the "Create Project" section. This is a detailed description of the project and aims, of yourself or the project promotors, the minimum and optimum sums of money required, as well as collaborations needed. Also you need to include work phases, tasks and time-frame, taking into account work related to the specific management and production of the collective returns and individual rewards you propose.
   
   To help you in this phase, Aroyi has an assistant to guide you through the whole process, explaining the importance of the decisions you need to take at each step and the type of information to provide.

5. How can I determine the budget of the project?

   You must provide a budget that is as detailed as possible. The more transparency, the more trust you will inspire in your potential co-financiers.
   
   When elaborating the budget, we have the following recommendations:
   
   

   • Break-down diligently the fees (yours, and those of your collaborators), material costs, sub-contracts, etc. Be careful with budget planning, since the amount of money you ask for cannot be modified once you have started the crowdfunding campaign.
   
   
   • Take into account the costs derived from management and production of the collective and individual rewards (many crowdfunding projects get in trouble for not having foreseen this issue well enough).
   
   
   
   • Don't forget to consider the current commissions: 4% in terms of services provided by Aroyi, and an average of 2% in terms of service charges, be that through bank transfer or Paypal.
   
   

6. Why is there a minimum and an optimum budget?

   Aroyi segments the cofunding campaign of a project into two rounds of 40 days each. For this reason, when making a budget, it's necessary to divide it specifying a minimum and an optimum:
   
   

   • The minimum budget is the capital necessary to develop the initial, critical and indispensable parts to start the project rolling.
     
   • The optimum budget is for the additional parts of the project, which improve or refine it (increase production, translate to different languages, offer it in different mediums etc).

   This is one of the differences with other platforms and dynamics of crowdfunding that we studied when designing Aroyi. We believe that is possible and necessary to go further with the relationship between micro-financers and project promotors, and that a system based on trust and transparent results could permit posterior funding rounds once significant advances had been reached in projects.

7. What is the minimum and maximum amount that can be asked for a project?

   These limits are tentative and there may be exceptions, since they will be better determined with more accumulated experience:
   
   

   • The minimum amount in order for a project to be published on Aroyi is around 3.000€. For smaller projects, we understand that, generally, it might not be worth the effort to maintain a funding campaign of up to 80days, or to dedicate enough resources to sustainably generate the collective reward of value for the community. Nevertheless, each project is a world unto itself, and must be analysed in detail regarding the possibility of covering its minimum costs.
   
   
   
   • There is no upper limit, but the person or people who lead the project must gauge their capacity for management and response carefully. Also, we need to be realistic and understand that the crowdfunding process though Aroyi will develop progressively, gradually generating a community and a climate of trust which will allow us to engage with larger projects.
   
   

8. Quels sont les retombées collectives ?

   Les retombées collectives, complémentaires aux récompenses individuelles, sont en fin de compte, le grand pari de Aroyi, qui poursuit la rentabilité sociale des investissements réalisés par le biais de la plate-forme.
   
   C'est le développement des biens communs par le biais de la génération des récompenses, qui permettent la réutilisation, recombinaison, acquisition de nouvelles utilisations et valeurs de ce qui a été fait. C'est un cherchant la viabilité des projets par leur porteur, mais aussi le meilleur avantage possible pour la communauté, dans le but de la création d'un capital social que les autres personnes peuvent générer des opportunités, produits et services durables sur le plan économique.
   
   Les retours collectifs peuvent être très divers : partager les connaissances et l'accès libre au code source ; ressources ou services dérivées ; formation par le biais de manuels pédagogiques, des ateliers et/ou des consultants sur l'Internet ; matières premières, des fichiers et des contenus numériques (par exemple, un modèle, une conception, une méthodologie, un programme), qui peut être répliquées, réutilisés, remixer, etc..

9. Comment dois-je planifier et gérer les retombées collectives?

   Ouvrir les projets, les mettre à disposition, générer des retombées collectives utiles et de valeur pour la Communauté implique un effort, de ressources et du temps supplémentaire. C'est pourquoi vous devez avoir à l'esprit lors du planning et du budget de votre projet
   
   la manière de formaliser les retombées collectives dépend de la nature de chaque projet. S'il s'agit de code, nous te conseillons l'espace de dépôt Github. S'il s'agit de documents, vous pouvez partager sur n'importe quel wiki ou espace web ou le déposer en FTP. S'il sagit de vidéos nous te conseillons vimeo ou youtube..
   
   En général, lorsqu'il s'agit de considérer des espaces du réseau où votre travail et vos contenus sont déposés, le choix s'opère sur des plates-formes le plus accessibles et ouvertes possibles, afin d'optimiser sa diffusion et sa cohérence avec les biens communs. Si au lieu de retombée numérique (en ligne) ils sont physiques (en différé), pensez à des espaces publics et essaie d'appliquer les mêmes principes d'ouverture et d'accessibilité.

10. Quelles sont les récompenses individuelles ?

    Les récompenses individuelles sont les éléments de rétribution personnels que vous choisissez pour votre projet ( sur Aroyi, elles ne sont pas obligatoires ) d'offrir aux participants (ou non, au goutte à goutte ne sont pas obligatoires) au cofinancement des agences en échange de leur peuple de contribution monétaire. Ils peuvent être importants pour assurer la participation du plus grand nombre et diverses de financement possible.
    
    Estas recompensas pueden ser tangibles (un objeto relacionado con el proyecto, una publicación, una camiseta) o bien intangibles (aparición en los créditos y otros espacios de especial visibilidad en el proyecto, acceso 'premium' o anticipado a contenidos, servicios específicos adaptados, participación en la producción, pases privados, invitaciones a fiestas y presentaciones, una participación en la propiedad del proyecto y sus posibles beneficios).
    
    Deben resultar atractivas, exclusivas y originales, planteando distintas posibilidades tanto para pequeños cofinanciadores como para aquellas personas o entidades que puedan hacer mayores aportaciones. Recomendamos no establecer demasiadas franjas o niveles de aportación y que estén bien diferenciadas y escaladas, para así facilitar la decisión de cofinanciadores y cofinanciadoras.

11. How should I plan and manage individual rewards?

    Rewards must be attractive for those that co-finance an initiative (e.g. access to something exclusive, or as an advantage, as indicated in the previous answer), but you must measure them well, and promise goods or services that you can offer without compromising the production capacity of your project. It is very important to bear in mind the economic resources and costs involved in their production, shipping, etc., so that we they can be incorporated in the minimum contribution you will ask for in order to proceed with the project.
    
    In the project's sign-up formulaire, you will be able to set and define in detail the contributions related to each reward, their typology and how many units of each are offered to co-financiers. Later, when the project has achieved its funding objective, in the platform you will have access to a series of tools in order to manage shipping and make effective the individual rewards you have committed to.

12. What type of collaboration can I request?

    In Aroyi, apart from monetary contributions it is possible to ask for additional collaboration to develop your project, ranging from concrete abilities from 3rd parties (translators, testers, advisers etc.) to the loaning of material resources (transport, equipment etc.) and use of infrastructure (venus and other spaces etc.)
    
    The collaboration is requested when registering the project but can be changed, and new requests can be made, throughout the campaign process. Think on that among your cofunders there are real talents and agents willing to accompany the project, so you need to value equally people that help you financially and those who collaborate as volunteers.
    
    Never lose sight of the community - it is the motor behind Aroyi. Every drop counts! Try to integrate collaborators in the growth process, thinking about possible collective returns, individual rewards or even shares that hadn't been initially foreseen.

13. What is the selection and review process for projects?

    Once you have registered your project, it enters a selection process which takes into consideration all the projects registered up until this moment on the platform. The selection is carried out by the Aroyi team in close collaboration with a community of experts in a wide range of fields.
    
    The process takes into account aims, theme, background; pertinence and degree of innovation (it's important that the projects taken together are the widest ecosystem possible); an estimate of the collective return it will create as well as the experience and abilities of the promotor/s.
    
    If considered necessary, during this process revision and advice may be given to optimise the project - about the best way to promote the initiative through Aroyi or other media (mainly digital), how to configure or adapt the project to free and open philosophy (types of license, products and derivative services etc.) or what are the appropriate collective returns.

14. How long does it take to receive an answer as to whether my project is published or not?

    We will get in touch no later than approximately two weeks after the registration of the project, or earlier if possible. Later, regardless of possible communication about revising and optimising the project, the reply about publishing or not publishing your project on Aroyi will take no more than another week.

15. How are Aroyi projects organised?

    Once the selection process has been completed, the projects will be published organised by their objectives, in different categories or subject matter sections: social, cultural, scientific, educational, technological or ecological (a single project can pursue various objectives and, therefore, be part of various of these sections).
    
    Grouping projects by their objectives is a way for us to avoid disciplinary limits, in order to generate transversal synergies; to gather diverse knowledge in order to engage common objectives; to attract sponsorships and specific calls.
    
    These themed sections have the complicity, the commitment, and the advice of expert agents, people who operate as influencers, consultants or enthusiastic informers, and who constitute Aroyi's knowledge network.

16. How does the two round (40+40) crowdfunding campaign work?

    While the rest of the crowdfunding platforms operate with one round of financing per project, in Aroyi there are two, each one of 40 days (40+40).
    
    

    • 1st round: this is for the minimum budget you've presented: the capital necessary to develop the initial, critical and indispensable parts to start the project rolling. This is an "all or nothing" campaign - financial contributions are only transferred if the minimum budget amount is reached. If not, no financial transactions are carried out and the commitments entered into by both parts are cancelled.
      
    • 2nd round: if the minimum budget has been reached or surpassed in the 1st round, a second round of funding, also of 40 days, takes place for the optimum budget. This is for the additional parts of the project and those which improve or refine it. This second round can reach more people and above all allows the project to be seen working in real time, showing the development openly (something that can have direct repercussions through greater visibility and contributions). In this round, all financial contributions are transferred at the end of the round if the optimum budget has been reached or not.

17. What if my project doesn't achieve the minimum funding at the end of the first round?

    During the first round at Aroyi, what you do is an "all or nothing" fund-raising campaign, so if you don't reach the minimum budget in 40 days, the committed financial contributions don't become effective. The project won't be able to continue with a second round, either, and will have to be archived, yielding its space of attention on Aroyi to other projects.

18. Qu'est-ce qui se passe si mon projet atteint le budget optimum avant de finaliser la 1ère session de campagne?

    Voilà qui est très bon signe! Cela signifie que le projet suscite un fort intérêt et qu'il y a beaucoup de gens prêts à le soutenir. En s'appuyant sur cet intérêt, et bien que vous ayez obtenu la somme optimum souhaitée, vous pouvez terminer la première session de campagne et entamer la seconde.
    
    Será necesario que si obtienes un nivel de financiación muy superior al presupuestado inicialmente complementes los retornos colectivos que propusiste inicialmente, de manera equivalente a las posibilidades que te ofrezca la nueva financiación.
    
    Il sera nécessaire si vous obtenez un niveau de financement beaucoup plus élevé que celui budgété initialement, vous complétiez les retombées collectives proposées initialement, en cohérence avec les possibilités qu'offrent ces nouveaux financements.

19. Quels sont les outils dont je dispose pour administrer mon projet?

    Chaque porteur de projet dispose d'un tableau de bord type centre des opérations ("Mon tableau de bord"), à partir duquel il peut administrer l'information relative à son projet et le gérer. Depuis cet espace, il peut publier des actualités et ajouter des informations complémentaires (textes, photos, vidéos, etc.), voir comment évolue la collecte et les contributions de ses cofinanceurs et, plus tard, rendre publiques les retombées collectives et gérer les envois de récompenses individuelles.

20. Puis-je actualiser l'information sur le projet une fois la campagne de cofinancement débutée ?

    Non seulement vous pouvez, mais vous devez le faire. Le succès de la campagne de cofinancement sur Aroyi dépend de l'intérêt et de la qualité du projet, mais aussi de votre capacité à communiquer et à le dynamiser efficacement, pour ainsi attirer des cofinanceurs et collaborateurs. Vous pourrez ainsi atteindre directement le public qui pourra se voir bénéficiaire de votre proposition.
    
    Les actualisations régulières et une communication dynamique, transparente et empathique sont propices à réussir à capter l'attention et à recevoir de l'aide durant les 40 jours de la session.
    
    Vous devez prévoir un plan de dynamisation et communication, en réfléchissant aux informations complémentaires à apporter sur vous ou votre équipe, les origines et les vertus du projet, le processus de production, etc. Ces informations seront incorporées dans la section "nouveautés" via des messages, articles, photos, vidéos, etc.

21. Y a t'il des informations que l'on ne peut changer?

    Il n'est pas possible de changer les informations relatives à un projet qui est en campagne, à l'exception de la partie collaboration et profil public. Cependant, vous pouvez toujours présenter les évolutions ou éclairer certains points dans la section "Actualités".

22. Comment je peux animer mon projet au-delà de Aroyi?

    Une grande partie du travail d'animation de votre projet, pendant sa campagne, consiste à élargir vos actions de communication au-delà de Aroyi. Pour cela, nous disposons d'un guide de communication des projets que nous mettons régulièrement à jour dont nous vous recommandons la lecture.
    
    Dans cette optique, en plus de vos contacts et réseaux formels et informels, les plateformes et réseaux sociaux sur Internet, des plus généralistes aux plus spécifiques, sont des outils/vecteurs clés.
    
    Pour faciliter ce travail d'animation de projet, Aroyi met à disposition des outils qui permettent de le partager sur différents réseaux sociaux, de copier son lien direct où vous le souhaitez, y compris le code d'un "widget" avec un résumé visuel sur votre initiative et l'avancée de sa campagne de cofinancement à intégrer sur des blogs, webs, etc.
    
    Si votre projet à une dimension hors-ligne importante, lié à une zone géographique précise, pensez aussi à des outils pour donner de la visibilité à votre campagne tels que: des présentations, la distribution de livrets, des articles dans les médias locaux, etc.

23. Est-ce que des commissions sont prises par Aroyi?

    Oui, il existe deux types de commissions sur Aroyi à prendre en compte lors de la construction du budget de votre projet car elles seront déduites de la somme globale obtenue:
    
    

    • La Fondation Aroyi, du fait du service rendu (espace de publication et outils de gestion sur la plateforme, dynamisation du projet, conseil sur la meilleure façon de présenter et de communiquer sur les projets, aide à la formalisation des retombées collectives et des récompenses, intermédiation etc) prélève une commission de 4% sur la somme obtenue après les deux sessions de campagne.
      
    • Les autres commissions sont prélevées lors des transactions économiques. L'entité bancaire applique une commission d'environ 0,8% de gestion du paiement à chaque apport financier. Pour les transactions effectuées par Paypal, la commission est de 3,4% + 0,35€ par transaction.

    Ces commissions sont prélevées uniquement si les objectifs financiers des campagnes sont atteints et les paiements sont dès lors effectifs. Dans le cas contraire, la publication d'un projet sur Aroyi n'entraîne aucun coût pour le porteur de projet.

24. What is Aroyi's commission for?

    For the sake of its own economic sustainability, Aroyi deducts 4% from the total funds raised by each project, as well as the amount that corresponds to the bank transaction charges derived from the campaign.
    
    This 4%, in terms of administration costs, specifically contributes towards covering the following costs derived from the operation of the projects on the platform:
    
    - Project web hosting.
    
    - Server costs (database server, email server, content server and http server).
    
    - Web traffic and bandwidth costs.
    
    - Daily server administration.
    
    - Daily data backup.
    
    - User accounts and inbox administration on Aroyi.org.
    
    - Daily control of PayPal and credit card transactions, and resolution of issues derived thereof.
    
    - Real-time resolution problems and issues with the project leader team or co-financiers during a campaign.
    
    - Managements of the contract and documentation with project leaders.
    
    - Elaboration of a final fundraising report.
    
    - Payment to projects via PayPal or via bank transfer.
    
    - Management of donation certificates with all project co-financiers.
    
    - Massive emailing campaigns to contributing users.
    
    - Extraction of statistical data from the database.
    
    - Follow-up actions on projects in terms of the fulfilment of their commitment to their co-financing community, and the promised collective and individual rewards.
    
    - Fundraising
    
    

25. Comment reçois-je les contributions de mes cofinanceurs?

    Les cofinanceurs déposent leur contribution financière via une carte de crédit, en utilisant la passerelle de paiement d'une banque (0,8%) ou bien à travers Paypal (3,4% + 0,35€ par transaction réalisée).
    
    Quand votre projet a atteint son objectif financier minimum, vous recevez une notification et vous devez dès lors nous fournir vos données bancaires.
    
    Si votre projet a atteint son objectif financier minimum, et après avoir terminé la seconde session de financement (80 jours après le début de la campagne), avoir vérifié toutes les contributions et avoir reçu le contrat signé, vous recevrez la recette globale de votre campagne (indépendamment du fait d'avoir obtenu ou même dépassé le budget optimum). Dans les deux cas, la commission de Aroyi (4%) de même que les frais de transactions auront été déduits.

26. Comment puis-je entrer en contact avec les cofinanceurs et collaborateurs de mon projet?

    En général, le feedback sur Aroyi se fait via la section "Actualités" de chaque projet, où vous pouvez publier les dernières nouvelles de votre projet et faire des appels à collaboration.
    
    Les collaborations se concrétisent directement, sans la médiation de Aroyi. Le contact se fait à travers la plateforme dans un premier temps, puis de la façon souhaitée par les deux parties.
    
    Pour tout autre type de communication, Aroyi offre la possibilité d'échanger des messages entre porteurs de projets et cofinanceurs, ce qui permet d'établir des relations plus directes entre deux personnes.

27. Comment dois-je présenter les résultats du projet, comment rendre effectifs les retours collectifs et récompenses ?

    Si le processus de cofinancement s'avère être un succès, que vous obtenez la somme minimum sollicitée, vous recevrez l'argent et obtiendrez un engagement ferme avec vos cofinanceurs et avec la fondation Aroyi.
    
    Vous devrez mener à terme le projet selon les spécifications que vous aurez détaillées, rendre publics les résultats et les retours collectifs (en les mettant en lien depuis Aroyi). Ensuite, vous rendrez effectives les récompenses individuelles dans les délais prévus (depuis le panneau de contrôle, vous aurez accès aux détails que chaque cofinanceur aura spécifié pour les recevoir).
    

28. Quelle sont mes responsabilités légales comme porteur de projet vis à vis de Aroyi et de mes cofinanceurs ?

    En posant un projet sur Aroyi, vous vous engagez contractuellement avec la Fondation Aroyi. Sur la base de ce contrat, vous ou l'entité que vous représentez doit rendre effectifs les engagements collectifs et individuels vis à vis des cofinanceurs et de la Fondation.
    
    Si vous ne remplissez pas vos engagements, que les relations basées sur la confiance et les relations directes avec Aroyi sont épuisées, des actions légales pourront être entreprises.
    
    Prenez en compte le fait que vous êtes la personne la plus intéressée par l'accomplissement de vos engagements, pour conserver votre réputation et pouvoir continuer à opter pour le cofinancement de vos projets.

29. Recommandations pour déclarer l'argent collecté collectivement sur Aroyi.org

    Quel que soit le type d'entité juridique, la collecte sera assujettie à l'impôt sur les sociétés. Dans le cas d'une association à but non lucratif, vous devez voir auprès de votre conseiller fiscal si une exemption est possible: chaque cas est unique.
    
    Dans le cas de personnes physiques, cela dépendra de l'objet du projet pour celui qui reçoit l'argent. Plusieurs situations sont possibles :
    
    a) vous n'êtes pas assujetti à l'impôt sur les successions et donations en application de l'article 3 du règlement de l'impôt qui entre autres, déclare non assujettis "les subventions, bourses, prix, primes, gratifications et aides obtenues de la part d'entités publiques ou privées à des fins caritatives, d'enseignement, culturelles, sportives ou d'action sociale", comme c'est le cas de la Fondation Aroyi, entité qui gère Aroyi.org.
    
    Dans ce cas, l'argent collecté sera assujetti à l'impôt sur le revenu, la contribution dépendra du statut sur lequel il s'est déclaré: pour une activité économique, vous pourrez déduire les coûts associés au projet, sinon, l'argent collecté sera considéré comme un revenu patrimonial net, sans déduction possible.
    
    b) Vous serez assujetti à l'impôt sur les successions et donations si vous ne remplissez pas les conditions cités ci-dessus.

30. Currency Conversion Policy

    The Aroyi.org platform has a system which allows viewing multiple currencies. On the one hand, from your user panel you can choose a default preferred currency in order to see the Aroyi projects, and, on the other, when creating a project, you can choose in what currency you would like to define the costs that will appear in the Needs section on your campaign's public page.
    
    Nevertheless, the Aroyi.org platform, managed by the Spanish non-profit organization Aroyi Foundation, manages all donations in Euros, according to the exchange rate on the day of the transaction.

31. ¿Cómo publico correctamente los retornos colectivos?

    Para publicar adecuadamente los retornos colectivos de tu proyecto, con indicación de su licencia libre/abierta, debes seguir unos sencillos pasos:
    
    1.- Debes indicar el tipo de licencia escogida en cada documento y en lugar bien visible, según las guías que encontraréis en las webs de cada licencia, por ejemplo si se trata de Creative Commons: http://creativecommons.org/choose/
    
    2.- Una vez correctamente indicada la licencia, debes publicar los documentos en tu web o en webs de alojamiento tipo Issuu, Youtube, Bandcamp, GitHub, etc (sin contraseñas ni restricción de acceso)
    
    Si publicas en Youtube, además de hacer constar la licencia dentro del vídeo debes seguir estos pasos:
    - ir al apartado Gestor de vídeos (https://www.youtube.com/my_videos?o=U), - ir a Editar/Información y configuración,
    - una vez aquí, ir a Configuración avanzada, donde encontrarás el desplegable Licencia y propiedad de los derechos, y aquí puedes seleccionar la Creative Commons que decidas.
    
    Para Vimeo:
    - ir a Configuración de vídeo
    - ir al apartado Avanzado, y aquí escoger la licencia Creative Commons que prefieras.
    
    3.- Cuando el retorno ya esté online, debes indicar desde tu panel de usuario en Aroyi las urls de enlace a estos documentos, concretamente aquí haciendo clic en [Url]: https://Aroyi.org/dashboard/projects/commons
    
    Y ya está, has generado un trocito más para la gestión común del conocimiento.